Sono valide le riunioni assembleari e CDA svolte con videoconferenza. E questo anche se lo statuto non preveda questa forma per lo svolgimento delle riunioni.
La normativa di recente emanata per fronteggiare l’emergenza sanitaria da COVID-19 (articolo 1, comma 1, lett. q), d.P.C.M. 8 marzo 2020 (pubblicato sulla g.u. 8 marzo 2020 n. 60, nella parte in cui stabilisce che «sono adottate, in tutti i casi possibili, nello svolgimento di riunioni, modalità di collegamento da remoto») come interpretata dal Consiglio Notarile di Milano (Massima Notarile n. 187 dell’11 marzo 2020, fa sì che oggi sia possibile l’intervento in assemblea non solo dove esplicitamente ammesso in statuto (art. 2370, comma 4 cc) ma anche ove comunque ammesso dalla vigente disciplina. Vi è quindi adesso possibilità di generalizzato ricorso alla videoconferenza per le riunioni assembleari e consiliari di Società.
Va detto che già in passato si riteneva valida la clausola statutaria di Società di capitali (S.p.A. o S.r.l.) che prevedesse lo svolgimento delle riunioni di soci o consiglieri d’amministrazione in modalità telematica. Si riporta al riguardo la massima del Consiglio del Notariato di Milano (link: https://www.consiglionotarilemilano.it/documenti-comuni/massime-commissione-societ%C3%A0/i.aspx) che ha ritenuta legittima la clausola statutaria “che prevede la possibilità che l’assemblea ordinaria e straordinaria di una società di capitali si svolga con intervenuti dislocati in più luoghi, contigui o distanti, audio/video collegati, a condizione che siano rispettati il metodo collegiale e i principi di buona fede e di parità di trattamento dei soci. In particolare, è necessario che:
– sia consentito al presidente dell’assemblea, anche a mezzo del proprio ufficio di presidenza, di accertare l’identità e la legittimazione degli intervenuti, regolare lo svolgimento dell’adunanza, constatare e proclamare i risultati della votazione;
– sia consentito al soggetto verbalizzante di percepire adeguatamente gli eventi assembleari oggetto di verbalizzazione;
– sia consentito agli intervenuti di partecipare alla discussione e alla votazione simultanea sugli argomenti all’ordine del giorno;
– vengano indicati nell’avviso di convocazione (salvo che si tratti di assemblea totalitaria) i luoghi audio/video collegati a cura della società, nei quali gli intervenuti potranno affluire, dovendosi ritenere svolta la riunione nel luogo ove saranno presenti il presidente e il soggetto verbalizzante”.
Tale “apertura” alla riunione di soci o consiglieri d’amministrazione in video-call era una possibile opzione permessa per S.p.A. e S.r.l. dal nostro Codice Civile (2368, 2370 IV comma e 2479-bis).
La normativa di recente conio sgombera adesso il campo da ogni incertezza legittimando – in via generale – il ricorso alla videoconferenza per le riunioni societarie. Restiamo a disposizione per assistervi nella redazione di regolamenti d’Assemblea o del C.D.A. e per assistere la Vostra Società in questo frangente così delicato e complesso.